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一、有效項目管理的重要性


討論：


1、你是否有過負責的項目最終費用超出預算的情況？你是否有過負責的項目在最終期限之前沒有完成的情況呢？請寫下發生了什么。





2、當你管理項目時，是否感到緊張，承受了很大壓力呢？請寫下發生了什么。你最近一次項目管理是否成功呢？為什么？





案例分析：你是一位牛仔，你準備趕著60頭牛，經過一段70公里的荒野之路去集市上。下面這些問題都會對你完成任務產生嚴重影響。下面哪些問題是可以避免的？


1、偷牛賊偷走你的牛


2、你的馬丟了一個馬蹄鐵，然后變瘸了


3、你的水喝光了


4、你在一次沙暴里迷路了


5、幾頭牛掉下了山谷


6、路途遇到的部落酋長不允許你走過他們的領地


7、你發現你對牛毛過敏


8、你到達了集市，卻沒有人買你的牛


9、無法避免上述任何事情


說明：你可以有效避免上面所有事情，只要你有足夠的遠見和謹慎的計劃，這對于項目管理是至關重要的。如果項目被準確的定義，有良好的規劃和嚴密的監控，出現問題的可能性就會被降到最低。





視頻2，利茲告訴團隊必須在28號完成搬遷，但是IT部門沒有接到她書面的要求。





項目不能按時完成會帶來怎樣的后果呢？選擇一個或多個答案：


A. 小事一樁，再多些時間就能順利完成


B. 這會讓項目支出超出預算


C. 這會讓經理們覺得利茲不稱職


D. 這會影響團隊日常的正常工作


E. 團隊日常工作會照常進行





不能按時完成項目，是個嚴重問題，在這個案例中就會產生連鎖反應：,


1、整個團隊都會讓人覺得不稱職；


2、工作成果降低；


3、項目支出可能超出預算。





為什么不按時完成項目會使項目支出超出預算？請選擇最有可能的原因：


A. 需要租用臨時設備來維持正常工作


B. 裝配工人會收取加班費


C. 利茲要給團隊員工發放加班費用


D. 團隊成員只呢帶薪休假





視頻分析


1、項目超時、超出預算引發的問題：


2、浪費更多的時間和金錢；


3、項目實施團隊承受壓力


4、團隊的能力受到質疑


5、超出項目本身的連鎖反應





練習：你在動物園工作，要負責把所有兩棲動物搬遷到新的展館。下列哪些問題會導致項目超時，哪些會導致成本超出預算？


超時：


遇到寒冷季節，無法移動熱帶兩棲動物


新展區的凈水系統有問題


幾位關鍵員工在搬遷前患感冒，不能上班


超支：


舊館區漏水嚴重，需要緊急搶修


地磚數量遠遠超出了以前的估計


委員會想再買只更棒的鱷魚在新館開館儀式上展示


影響時間和預算的原因往往是相互依存，相互影響的。





利茲的項目既超時，又超出了預算。她事前應該怎么做呢？


A. 要求得到更多尊重


B. 讓山姆做更多的工作


C. 讓菲娜少做些工作


D. 舉行常規進度會議


E. 把明確的的項目計劃分為若干任務


F. 花更多的個人時間來工作


出色的機會和出色的團隊精神是有效進行項目管理的關鍵。幸運的是，利茲得到一個意想不到的幫助，在那次項目會議后，她準備晚上加班。。。





階段總結：


1、有效項目管理的重要性：


2、很多項目會超時和超出預算，這會誘發連鎖反應，項目經理可以（而其應該）掌控局面


3、如果要避免發生這些問題，應該：


4、做好項目計劃，促進出色的團隊合作。





二、確定項目任務


1、在你參與過的項目中，是否有過整個團隊對于宏觀指標（如最后期限、預算、質量等）毫不關心的情況？這種情況對項目有什么影響？（寫下來）


2、在你參與過的項目中，是否有過團隊成員對于自己扮演的角色和承擔的責任認識模糊的情況？這種狀況對項目有什么影響？（寫下來）


3、演練：你被要求組織單位的年度歌舞大會，在你開始計劃所有事情之前，首先要考慮的關鍵問題有哪些？


誰將負責招待宴會


什么樂隊負責演奏


會有多少人來參加


大會什么時候舉行


車站酒店是否會原諒我們去年的岔子，今年還允許我們住進來呢？


舞蹈教練們的車停在哪兒呢


舉辦大會，我有多少資金可用


我應該找誰來幫我進行組織呢


今年是否還要有免費酒吧呢


說明：在考慮項目細節之前，首先要明確的是項目期限、預算和項目目標，并把這些關鍵內容告知整個團隊。





視頻分析


1、利茲把搬遷的具體時間、位置告訴了團隊，并且聲明自己是項目經理。


2、利茲是否做好了項目計劃呢？


是


否


3、找出利茲犯的關鍵錯誤：


A. 她根本沒有解釋清楚要做什么任務以及完成期限


B. 她沒有讓團隊參與進來


C. 她缺少激情


D. 她沒能明確自己的角色


4、讓團隊參與進來的好處：


5、利用每個人的專業知識


6、確保團隊成員都充分理解項目


7、發掘潛在的機會


8、找出潛在的問題





9、你認為山姆還是利茲的觀點更有根據呢？


山姆：“那樣的話情況就復雜了”


利茲：“那只是間辦公室，又不是宇宙飛船”


說明：由于這時團隊還沒有真正看到整個項目的范圍，說項目簡單還為時尚早。


你不能假定團隊具有完成項目所需的知識和技巧。首先要確定完成項目的范圍，不僅發現機遇，還要發現可能出現的問題。確定所需的知識和技巧。檢查團隊是否具備相關知識和技巧。如果有必要，邀請其他專家參與項目。





10、利茲舉行的首次會議是否做了所應該做的所有事情呢？


是的，她成功定義了自己在團隊中的角色


是的，每個人都知道自己應該在團隊中做什么和為什么這么做


不，她沒有安排下一次的項目會議


是的，但是會議內容應該形成正式的書面備份





討論環節


1、在軟件模擬中，團隊的每個人都在討論中做出了自己的貢獻


邀請大家做出貢獻


不要隱瞞問題


給予鼓勵


給團隊時間來想辦法


問題變成機會


團隊成員是項目的主人





2、剛剛這個場景，跟先前會議之間的關鍵區別是什么？


團隊明確了自身知識和技巧的局限


大部分團隊成員都在討論中做出了貢獻


利茲組織了凱斯造成的消極影響


利茲向大家提出了表揚和鼓勵


說明：決定讓會計部門和IT部門的代表參與進來





3、下面哪個句子的描述是確定項目任務中的重要一步：


“大家都開始為新辦公室制定計劃吧”


“把它交給管理層”





階段總結：


1、確定項目任務應該：


2、讓整個團隊參與進來


3、發現機會和問題


4、檢查是否擁有完成項目所需的知識和技巧


5、如果有必要，需求專家建議


6、將會議內容形成書面文件


7、當利茲遵循這些原則時，項目得益于：


8、整個團隊都更積極的參與進來


9、新想法開始出現


10、尋求其他部門的幫助





三、項目規劃


討論：


1、在項目規劃階段，您應該與團隊成員討論那些問題呢？


2、您是怎樣把一個項目分解成若干任務的？


3、您是怎樣決定完成這些任務的最佳順序的？是否出現過一個任務受到另一個任務的限制呢？


下面是要做一份奶酪意大利面所需完成的任務，請正確排序。


1、將通心粉放到開水里煮好


2、融化黃油


3、活入面粉


4、慢慢注入牛奶，然后加入奶酪


5、瀝干通心粉，澆上醬汁，裝盤


要把任務按順序排列起來，就要知道哪些任務的完成要是受到其他任務的限制，還有每項任務需要的時間。如果您不具備這些知識，就要咨詢團隊成員。


利茲在規劃中忽略了幾個重要的內容，選出她做對了的內容：


1、她分配了資源


2、與團隊成員就大家的角色和職責達成了一致


3、利茲把整個團隊集中起來


4、她設定了進度表





項目規劃的要點：


1、為每項任務分配時間資金和人力


2、讓團隊成員就角色和職責達成一致


3、為項目設定進度表





項目規劃會議中的要點：


1、確保關鍵專家參與


2、探討任務間的相互作用


3、總結決定





利茲是項目經理，而山姆負責安裝新的電腦系統，下列這些工作應該怎么分配給他們兩人呢？


山姆的職責：


1、對新系統進行測試


2、調查不同計算機硬件價格的差別


利茲的職責：


1、確保新電腦桌按時安置完成


2、批準新電腦系統的預算


3、盡可能減少新電腦安置完成之前對日常工作的影響





人員的職責的確認沒有所謂標準的格式、方法，但是總的原則是通過公開討論，確定各自在項目中的職責。





你認為進度表的最佳定義是什么？


A. 項目中的一個根本任務


B. 一份團隊成員的任務清單


C. 整個項目的截至時間


D. 項目中的一個重要截至時間





一個重要截至時間，往往指向一個必須按時完成的重要任務。里程碑。





經典案例：


你是馬戲團經理，你要為2個月后的夏季巡演安排一些工作，其中哪些是進度表任務呢？


1、預約所有演員并確定節目表


2、把小丑的汽車用來為馬戲團服務


3、清洗馬戲團大帳篷上的發霉印記


4、預定所有的巡演場地


5、把海報和傳單送到印刷廠印制


6、聯系雜技演員飛利浦一家


說明：進度表任務是主要的，具有截至時間要求的任務。不同于一般任務。


總結：


1、為每個任務分配資源


2、明確每個團隊成員的角色和職責


3、設定進度表任務


例如：


山姆的角色：監控新電腦系統的建立


山姆的職責：估價，咨詢IT專家，管理安裝團隊，組織新系統測試


菲娜的角色：設計新的文件系統


菲娜的職責：估價，指定一個計劃，設定系統指南，傳輸舊的文件


凱斯的角色：監控新辦公室的裝配工作


凱斯的職責：咨詢團隊對于新辦公室的需求，估價，雇傭搬運和裝配工人，管理裝配工人


利茲的角色：項目經理


利茲的職責：為團隊工作創造便利條件，協調相關任務，監控進度表和預算，解決出現的問題。





四、項目實施


1、討論：想想你曾參與的一個項目。一旦項目開始運作，要使之按計劃進行，你要做到的關鍵任務是什么？請列出3個。


案例：


你要幫助一個朋友舉辦婚禮，在婚禮前一個星期，你要聯絡哪些人呢？


教區牧師


攝影師


教堂負責人


發型設計師


鮮花商人


汽車租賃公司


伴郎


伴娘


以上全部





2、就是把計劃變為行動


你的項目規劃可以使你預測未來


現實不可避免的會與預測不同


在項目實施過程中，通過項目控制來監督和處理出現的改變





3、視頻討論


利茲實施項目時，哪些監控技巧會對她非常有用呢？


每天舉行團隊全體成員項目例會


每周舉行團隊核心人員項目例會


每月舉行團隊全體成員項目例會


每天舉行會計和IT部門的項目例會


每周舉行會計和IT部門的項目例會


每天單獨會見每個團隊成員


每周撰寫團隊報告


在完成每個進度表任務后撰寫團隊報告





4、監督和控制項目的過程包括：


同時審查項目的多個方面


需要全團隊的共同協作


向后看，回顧取得的進展


向前看，展望并推測可能產生的問題


向外看，從更大范圍內審視項目進展


想內看，審查團隊成員職能（保持樂觀情緒）





6、視頻討論


你認為是什么導致了問題的發生呢？


菲娜的布置占了太多的空間


預算中沒有足夠的資金來支付倉儲費用


凱斯和菲娜事前沒有溝通信息


凱斯和菲娜出現了優先權問題，并沒能就此達成一致


說明：沒有有效的溝通，將無法有效解決問題。





凱斯負責的部分會引起整個項目產生很大的連鎖反應，那么這對誰影響最大呢？


利茲，項目經理


山姆，建立IT系統的負責人


菲娜，建立新文件系統的負責人





7、視頻總結


建立相互支持的團隊，是項目經理的職責。在解決問題過程中，不要隱瞞問題，人們有權知道會對他們產生影響的事情。


也許了解情況后，會想出你沒有想到的解決辦法。





8、視頻討論


當凱斯告訴大家新辦公室的裝配工作將延遲，利茲做出了怎樣的反應？看視頻。


你認為利茲的爆發對項目的進展有什么直接影響呢？


凱斯會采取行動解決問題


一股相互指責的風氣會掀起，問題將不會被解決


其他團隊成員會想出解決凱斯問題的方法


凱斯變得更難于共事，于是利茲解雇了他


利茲為此而精神崩潰





對現實的改進：


團隊成員互通信息，大家都了解出現變化的情況


團隊可以共同解決問題


團隊成員都能預先對可能出現的問題保持警惕


會有更多的時間對出現的問題做出回應





想想這次會議，下面哪些陳述是正確的


正確的：


沒人被指責


凱斯清楚的知道該做什么


整個團隊都清楚的知道該做什么


錯誤的：


問題被解決了


問題被隱藏了





9、視頻總結：


在項目實施階段，要建立有效的監控機制


確保團隊成員了解項目進展情況


任何人都不隱瞞出現的問題


不要指責，要尋找解決問題的辦法，糾正錯誤





利茲項目的進展：


裝配工作在預算內


電腦系統將按時完工


裝配工作因地毯不能及時送到而延期


正在尋找另外一個地毯供應商





五、項目評估


想想你曾經參與過的一個項目，是否做了項目實施后的評估？進行項目評估，你會得到什么好處？


你會怎樣使項目評估稱為一次富有建設性的體驗？


請想出3個你通常會用于項目評估的標題





1、你負責實施社區為兒童建設滑冰場的項目。誰應該參與項目實施的評估呢？


每個直接參與到項目實際運作中的人


贊助商代表，他們對項目進行了投資


地方政府代表，他們提供了土地


所有的當地滑冰愛好者


任何想來參加的的人





2、評估為什么重要呢？評估使團隊可以：


分析出現的問題


學到導致成功或錯誤出現的經驗


最后期限一過馬上評估





3、利茲還應該做什么，可以讓評估更有效呢？


把評估做成書面報告，提供給團體員工


在此之前單獨征詢大家意見


確保上司參加


在會議室或功能廳舉行項目評估





4、事先單獨征詢團隊成員的意見：


你可以和團隊成員核對一下你掌握的情況是否準確


你會得到更真實的反饋


你會預先了解到可能出現爭議的問題


你可以確保每個人都作出貢獻


你將對怎樣組織評估會議有更清晰的構想





5、為項目評估會議的最佳結構應該是怎樣的呢？


逐一詢問每位團隊成員的看法


提供你掌握的信息，然后問大家還有沒有其他問題


很難說，不同的項目有不同的評估方式


回顧項目是如何完成的以及取得了那些成果





6、項目進程


哪些事情進展順利


哪些事情做的不夠好


提出適當的建議


將這些內容寫成書面報告





7、經驗：


學習可以推廣給其他部門或者項目的有益經驗


在評估報告中記錄這些有益經驗


推廣你的項目評估報告





8、總結：


項目評估 是十分重要的一步，它是一個分析項目過程并從中總結經驗的機會


每位與項目相關的人都應該參加


評估項目實施過程


評估收益


推廣經驗


把評估內容總結成報告





利茲的項目評估會議總結


項目 順利進行的原因：團隊協作，3D軟件，任用專家


項目出現問題的原因：不可靠的裝配工人


值得推廣的經驗：一個成功的辦公室搬遷模式





六、總結


課程核心要點


有效項目管理的重要性：


按時完成，不超支預算，完成既定目標，減輕人們的壓力


有明確的項目任務：


讓整個團隊參與，檢查是否有具有完成項目的技能，做是書面記錄


通過咨詢團隊成員的意見完成項目規劃，分配資源，就角色和職責達成一致，設置進度表


項目實施：


使整個團隊幫助你監控項目進程


使每位團隊成員了解情況


鼓勵每位團隊成員及時提出遇到的問題


要糾正錯誤而不要指責他人。


項目評估


評估項目進度


評估有益的經驗


把評估總結成書面報告